bgERP.com

Документи използвани в bgERP


За всяко значимо действие в работата си, служителите във фирмите, които са внедрили bgERP създават по един документ. Всеки документ съдържа различна информация и може да поражда някаква последователност от действия. Многообразието на бизнеса, предполага и разнообразен набор от документи, които го описват, и които се използват в хода на неговото функциониране.

В bgERP е помислено и е създаден документен модел, който съдържа в себе си и позволява създаването на почти всички необходими за бизнеса документи. Някои от тях са вътрешни и се отнасят само до системата. Други постъпват от контрагенти и следва да бъдат отразени в системата за да се предизвикат съответни действия. Има документи, чието съдържание е само описателно и не предизвикват никакви действия, но са необходими и важни за извършване на дейността. По-долу в кратко резюме са описани всички съдържащи се в bgERP документи.

  • Авансов отчет - авансовите отчети са предназначени за отчитане на получените служебни аванси от служители на фирмата.

  • Анкета - В bgERP е създадена възможност за провеждане на анкети, в които могат да участват потребителите на системата - служители и външни лица. За тази цел се изготвя документът анкета, който може да бъде вграждан в различни документи, участващи в документооборота на фирмата.

  • Артикул - Въведената за един артикул информация е обединена в Картона на артикула. Оттук данните за него могат да бъдат разглеждани, редактирани, допълвани и отпечатвани. Картонът на артикула е първи документ в нишка с името на артикула.

  • Банков обмен на валути - Документът Обмен на валути се използва за обмен от една в друга валута между банкови сметки на фирмата.

  • Бележка - Бележката е документ за вътрешна комуникация - разновидност на Коментара. Тя е текстов документ и притежава всички функционалности на Коментара, но може да бъде създадена само като начало (първи документ) на нова нишка. Бележката поддържа версионизиране.

  • Болничен лист - болничните листи са документ в системата за автоматизиране на управлението на персонала. Основание за съставянето им са оригиналните болнични листи представяни от служителите на фирмата.

  • Вносна бележка - в bgERP е интегрирана възможност за съставяне и отпечатване на стандартни банкови бланки. Те винаги са придружаващи документи на съставяните в системата банкови документи и стойността им не участва в стопанския оборот.

  • Входящ документ - входящ документ може да бъде всеки документ имащ отношение в работата с bgERP, който не е създаден в системата. Възможност за добавяне на такива документи е предоставена във всяка нишка чрез бутон Входящи документи в група Други на Документния модел на системата. За да бъде добавен такъв документ той трябва да е в електронен вид.

  • Входящ имейл - Входящите имейли са основен документ за външна комуникация на фирмата. Всеки постъпил имейл генерира документ в документната система на bgERP.

  • Входяща фактура- входящите фактури са елемент от процеса на доставка. Основание за въвеждането им са оригиналните фактури от доставчика.

  • Вътрешен банков трансфер - чрез документа Вътрешен банков трансфер се извършва прехвърляне на средства между банкови сметки на фирмата.

  • Вътрешен касов трансфер - Документът се използва за вътрешен трансфер на парични средства между две каси или от каса - към банкова сметка на фирмата.

  • ДА Документ - Всички вторични документи свързани с отчитането на определен Дълготраен актив представляват ДА Документи.

  • Декларация за съответствие - В bgERP е интегрирана възможност в процеса на продажба да бъде издадена и Декларация за съответствие на продуктите, съгласно директивите на ЕС.

  • Договор за продажба - Продажбата в bgERP е вътрешен документ, който описва всички договорени детайли и условия на сделката за продажба. В него е постигната пълна функционалност за:
    • създаване на документите, необходими в процеса на осъществяване на сделка за продажба;
    • обобщаване на постъпващите от създадените документи данни и представяне на пълна и актуална информация за развитието на сделката за продажба във всеки един момент.

  • Документ за приключване на продажба - Когато условията по продажбата бъдат изпълнени или по някаква причина по нея няма да има повече развитие сделката за продажба се приключва. Приключването на продажбата затваря перото на сделката в номенклатура Сделки и по сделката вече не е възможно добавянето на документи. За приключване на Сделка за продажба в bgERP се съставя вътрешният документ Приключване на продажба.

  • Документ за приключване на покупка - За приключване на Сделка за покупка в bgERP се съставя вътрешният документ Приключване на покупка. Документът е аналогичен на Приключването на продажба.

  • Дълготраен актив - Всеки дълготраен актив е първи документ - начало на нишка в папка от тип Проект.

  • Експедиционно нареждане - Те са елемент от процеса на продажба. Чрез тях се документира предаването на складируеми артикули на клиента и изписването им от склада.

  • Задание за производство - заданията за производство поставят началото на процеса на производство на определен артикул.

  • Задача - Задачите в bgERP са специфичен документ за планиране и/или възлагане на определено действие и проследяване на неговото изпълнение.

  • Запитване - запитванията са форма, посредством която контрагентите представят конкретните си изисквания за параметрите на желания от тях артикул.

  • Изглед - Представлява "снимка" на оригинален документ към определен момент или с различен шаблон.

  • Изходящ имейл - създадените през имейл системата на bgERP изходящи имейли генерират документ в папката на контрагента.

  • Изходяща оферта - Офертата в bgERP е документ, който се използва за ценово офериране на артикули към конкретен клиент.

  • Касов обмен на валути - Документът изважда определена сума от дадена фирмена каса и връща в същата или в друга каса съответната сума в друга валута.

  • Командировка - използва се в модула за управление на персонала. Чрез него служебните командировки се отчитат в системата.

  • Коментар - Коментарът е текстов документ, който може да бъде създаден вътре във всяка нишка. Използва се основно за вътрешна комуникация между потребителите на системата. Коментарът винаги е последващ документ и не може да е първи документ в нишката.

  • Корекция на грешки от закръгляния - В хода на работа възникват минимални разлики, предизвикани от по-голямата разрядност, с която се работи по отношение количества и цени. Предназначението на документа е периодичното закриване на тези разлики.

  • Корекция на стойност - документът позволява свързани с доставките и продажбите разходи или приходи да се отнасят към отчетната стойност на артикулите.

  • Лабораторен тест - процесът на производство предполага извършване на различни лабораторни тестове. Резултатите от тези тестове се документират чрез документа Лабораторен тест.

  • Листвани артикули - създадени в системата списъци (листи) от купувани и продавани артикули, които могат да се задават като търговско условие към контрагент. Служат за постигане на допълнителна функционалност при съставянето на търговските сделки.

  • Междускладов трансфер - чрез документа се прехвърлят складируеми артикули от един фирмен склад в друг.

  • Мемориален ордер - Документът е част от счетоводната подсистема и позволява ръчно осчетоводяване на всички специфични и инцидентни стопански операции, които не са описани и не се генерират от документ в системата.

  • Молба за отпуск - документът участва в системата за управление на персонала.

  • Напомняне - Напомнянията в bgERP са документ с основно предназначение - известяване. Напомнянето може да бъде самостоятелен документ - начало на нишка.

  • Нареждане разписка - стандартна бланка на банков документ съставяна към съответния банков документ в системата.

  • Отчет - В системата е възможно дефиниране на справки за резултати от различни модули и дейности. Изведената в справките информация може да бъде записана с документа Отчет.

  • Отчет за POS продажби - за отчитане приходите от продажби на POS се съставя Отчет за POS продажби. С изготвянето на отчета автоматично се контират продажбите на всички касиери от съответната точка за периода от последния изготвян отчет.

  • Оферта за покупка - получените от доставчиците оферти могат да се въведат в системата чрез документа Оферта от доставчик.

  • Платежно нареждане - бланка на стандартен банков документ, която може да се създаде при създаване на банков документ в системата.

  • Покупка - Покупката в bgERP е вътрешен документ, който описва всички договорени детайли и условия на сделката за покупка. В него е постигната пълна функционалност за:
    • създаване на документите, необходими в процеса на осъществяване на сделка за покупка;
    • обобщаване на постъпващите от създадените документи данни и представяне на пълна и актуална информация за развитието на сделката за покупка във всеки един момент.

  • Предавателен протокол - Документът е аналог на експедиционното нареждане. Използва се в процеса на продажба, когато предмет на сделката са услуги и няма движение на складируеми артикули.

  • Прехвърляне на вземанe - документът се използва за безналично погасяване на разчетни отношения и участва при извършването на финансови сделки.

  • Прехвърляне на задълженe - документът се използва за безналично погасяване на разчетни отношения и участва при извършването на финансови сделки.

  • Прехвърляне на салда - документът се използва в счетоводната подсистема на bgERP и позволява ръчно прехвърляне на салда по избрани сметки.

  • Приемателен протокол - Документът е аналог на складовата разписка. Използва се в процеса на покупка, когато предмет на сделката са услуги и няма движение на складируеми артикули.

  • Приключване на период - Счетоводните периоди в bgERP се приключват с документа Приключване на период.

  • Приключване на сделка - С документа за приключване на сделка се затваря перото на сделката в номенклатура Сделки. Предназначението и действието му е същото като на документ за приключване на покупка или продажба.

  • Приходен банков документ - Съставят се за отразяване в системата на постъпилите плащания по банковите сметки на фирмата. Към ПБД могат да се създават стандартни бланки на банкови документи.

  • Приходен касов ордер - служат за отразяване на получените касови плащания.

  • Протокол за влагане - протоколите за влагане са елемент от производствената дейност на фирмата. Чрез тях се изписват от склада необходимите за производството материали.

  • Протокол за връщане от производство - С документа предадени за производството материали се връщат обратно в склада.

  • Протокол за отговорно пазене - Участват в отразяването на складовите наличности. Чрез тях се отчитат предадените за отговорно пазене на контрагенти, артикули от складовете на фирмата.

  • Протокол за производство - предназначението на протокола за производство е добавянето в системата на произведените от определен артикул наличности и намаляване на незавършеното производство

  • Протокол за инвентаризация - С протокола за инвентаризация се документират и отчитат извършените инвентаризации на активите на фирмата

  • Протокол за ВОП - свързан е с входяща фактура и се използва когато доставката има характер на вътрешно общностно придобиване.

  • Проформа фактура - В определени случаи за конкретна сделка може да се издаде документ Проформа фактура. Проформата съдържа всички реквизити на фактурата и може да послужи като основание за плащане от страна на контрагента.

  • Разходен банков документ - чрез тях се отразяват извършените плащания от банковите сметки на фирмата. Към РБД могат да се създават стандартните бланки на банкови документи.

  • Разходен касов ордер - служат за отразяване на извършените касови плащания.

  • Складова разписка - Складовата разписка е документът, чрез който артикулите предмет на покупка се приемат в склада и се увеличава наличността на материалните ни запаси.

  • Служебен аванс - документ, чрез който на служителите се предоставят авансово средства за изпълнение на служебни задачи.

  • Списък с контакти - документ, чрез който се организира разпращането на циркулярни съобщения - имейли и писма.

  • Справки - Динамичните справки са особен вид отчети, в които изведената информация автоматично се обновява.

  • Технологична рецепта - В документа Технологична рецепта са описани необходимите ресурси за производство на конкретен продукт.

  • Транспортна линия - транспортната линия е документ свързан със складовите дейности. Предназначението му е обвързване с транспорт на експедициите и доставките на артикули от и към складовете.

  • Товарителници (CMR) - Стандартна бланка на Международна товарителница за автомобилен превоз, според изискванията на Конвенция CMR.

  • Трудов договор - в bgERP - документът е елемент от системата за управление на персонала.

  • Фактура за продажба - Фактурата за продажба се издава от системата в процеса на извършване на сделка за продажба.

  • Финансова сделка - финансовите сделки са документ, чрез който е възможно по безналичен начин да бъдат погасявани разчетни парични отношения. Могат да се използват в много процеси.

  • Ценова политика - ценовите политики са документ за дефиниране на правила за ценообразуване.

  • Ценоразпис - ценоразписите са вид справки, чрез който се визуализират в разгърнат, списъчен изглед конкретни моментни цени, разписани по конкретни артикули и опаковки от артикули.

  • Циркулярен имейл - това са имейли с еднакво съдържание изпращани до множество контрагенти, по предварително изготвени списъци за разпращане. В bgERP е създадена възможност всеки такъв имейл да бъде персонализиран спрямо конкретния получател.

  • Циркулярно писмо - аналогични са на циркулярните имейли и притежават същата функционалност по отношение персонализирането си. Разпечатват се и се изпращат на хартиен носител.