Внедряване на bgERP - стъпка по стъпка


chess
Преди да пристъпите към внедряването на bgERP във вашата фирма трябва да се въоръжите с търпение и упоритост. Планирайте действията си. Внедряването на интегрирана система за управление на бизнеса никога не е лесна и бърза работа.

Ето една възможна последователност за внедряване на bgERP:


1. Първоначално трябва да запознаете отговорните служители във фирмата със системата. Те трябва да прегледат това ръководство и след това да се запознаят с демо на системата. Добра практика е да бъдат стимулирани материално след внедряване на системата.

2. Трябва да вземете решение дали ще ползвате външен консултант по време на внедряване на системата или ще разчитате на собствени сили. Използването на добър консултант може да съкрати значително срока за който системата ще започне да ви се изплаща.

3. Трябва да решите как ще използвате системата - на ваш сървър или на виртуален сървър в облака на някоя хостинг компания.

4. Трябва да инсталирате системата на избрания сървър и да насочите към неговото IP ваш домейн или под-домейн (например mycompany.com или bgerp.mycompany.com). Ако държите комуникацията с вашата система да е сигурна, трябва да закупите SSL сертификат. За тези действия ще ви е необходима помощта на системен администратор или специалист от хостинг-компанията, която сте избрали.

5. След като се логнете за първи път в чисто-новата инсталация, вие ще се регистрирате като първи потребител на системата и ще имате admin и ceo права.

6. Направете първоначалните настройки за персонализиране на системата.

7. Добавете една или няколко сметки за имейл. Добре е една от сметките да бъде "корпоративна" - отговаряща за всички имейли от вашия домейн ( *@mycompany.com ). Може да добавите и сметки за имейл от различни доставчици като mail.bg, gmail.com, abv.bg и др.

8. Създайте фирмена бланка, която ще стои в началото на фирмените документи, които създавате в системата - имейли, оферти, фактури и др.

9. Трябва да добавите служителите на вашата фирма като нови потребители на системата със съответните роли. Ако сте въвели корпоративна имейл сметка, тогава за всеки от служителите ви автоматично ще бъде създадена пощенска кутия от вида nick@mycompany.com.

10. Системата трябва да започне да сваля входящите имейли. Всеки един от свалените имейли трябва първоначално ръчно да бъде преместен в папката на фирмата/лицето което го изпраща. Ръчното преместване е необходимо само веднъж за имейл адрес на изпращача, след това автоматичното рутиране ще се задейства.

11. Създайте ръчно визитки на фирми и лица, които са ваши контрагенти. С търсачката техните данни са лесно достъпни по всяко време и от всякакви устройства. Много е важно да сложите всяка една визитка в правилната група: Клиенти, Доставчици, Служители и др. Прегледайте и сложете в правилните групи и тези визитки, които са създадени чрез преместване на писма.

12. Инструктирайте служителя от вашата фирма, който ще се занимава с продуктите, как да създаде и поддържа каталога. Добавете всички продукти/услуги които купувате, продавате или произвеждате.

13. Започнете да изпращате и получавате писма само през системата. Научете служителите ви да споделят, вместо да препращат.

14. Направете нова система (тестова) и в нея копирайте текущата база данни. Използвайте тази система за обучение на служителите.

15. Започнете да правите Продажби и Покупки в тестовата система. Продължете с тестовете, докато се убедите, че всички служители могат да използват системата.

16. Обявете един ден, "начален ден" (обикновено първо число на месеца) за начало на работата с bgERP. Към този ден трябва да си подсигурите салда по всички сметки от текущото ви счетоводство. Ако фирмата работи интензивно със стоки и продукти, добре е към този ден да направите и ревизия.

17. От началния ден започнете въвеждането на всички стопански операции в официалната инсталация на bgERP. В първите дни, трябва внимателно да се проверяват всички салда в края на деня, дали отговарят на действителността.