bgERP.com

Подсистема за документооборот


document-man

Важна черта на bgERP е модерната и добре развита система за документооборот, с която тя се различава значително от класическите системи, каквито са например файловите подсистеми.
Системата за документооборот на bgERP представлява:

Плоска структура от папки в които са разположени нишки от документи


  • Всеки потребител има множество папки, на които е отговорник.
  • Във всяка папка има множество нишки от документи
  • Всяка една нишка от документи, представлява хронологическа последователност от документи по дадена тема

Users-folders-threads-jpg-12lr-1-1-1-1

Реализираният в подменютата Всички и Имейли на меню Документи документен модел, и в частност - модулът Всички, като ядро на документната система на bgERP, има три основни задачи (предназначения):

    • Лесно намиране и бърз достъп до всеки документ в системата, реализирани чрез удобни търсачки на всяко едно ниво от модела.
    • Пълен контрол на достъпа - осигуряване на регулиран достъп до информацията в системата, чрез детайлно дефиниране на права на потребителите - както на ниво отделен потребител, така и за роли (групи потребители).
    • Осигуряване на основна работна среда за по-голямата част от потребителите на системата (с изключение на тези с точно профилиран достъп до конкретни модули на системата - счетоводство, каси, склад и др.).

За да изпълнява успешно тези свои основни предназначения, модул Всички има специфична - различна от тази на всички останали модули на bgERP структура, представляваща съвкупност от три типа обекти:

  • документи - най-малкият обект, носител на информация или описващ действие, операция или събитие в bgERP;
Според предназначението си и информацията, която носят, документите в системата биват: комуникационни, счетоводни, финансови, производствени, складови, транспортни и т.н.; отделният документ от своя страна се състои от задължителна основна част и евентуално - детайли, съдържащи по-подробна и детайлизирана информация; при това всеки документ в bgERP получава уникален идентификатор - съвкупност от букви (код за вида на документа) и цифри, който еднозначно и недвусмислено го идентифицира в системата; документите в bgERP се обединяват в малки структурни единици, наричани:

  • нишки - най-малката съвкупна единица, представляваща последователност от хронологично подредени документи със свързано съдържание, до която може да се дефинират специфични права за достъп за даден потребител или роля;
Нишките, подобно на интернет форум - всяка със своя тема и начален постинг (документ) и последователно подредени и свързани тематично и хронологично отговори (документи), от своя страна се групират в:

  • папки - съвкупност (колекция) от нишки документи със свързано съдържание, специфично за съответната папка:
За разлика от масово разпространения документен модел, типичен пример за който е файловата система на Windows, те нямат дървовидна структура, но въпреки неограничения си брой и линейната си структура могат лесно да бъдат търсени и достъпвани чрез вградените удобни търсачки на всяко едно ниво от модела - папки, нишки или документи.

Структурата на модул Всички се определя като специфична за bgERP и затова че:
  • Модулите на програмата, в общия случай са мениджъри на данни, осигуряващи тяхното съхранение, обработка и визуализиране.
  • Модул Всички представлява координатна система от папки и нишки от документи, поддържаща и описваща логическата и тематична обвързаност на документите и данните от различни модули на системата.

Реализираният по този начин модел е дотолкова гъвкав, че документи със свързано съдържание могат да бъдат разположени дори в различни нишки и папки, без да се губи тяхната логическа взаимообвързаност.

Папки могат да се създават единствено от обекти в системата, дефинирани като източници ("корици") на папки съгласно документния модел на bgERP, които определят и възможните типове (видове) папки: Лице, Фирма, Група » Указател, Категория артикули, Пощенска кутия, Банкова сметка (наша), Каса, Склад, Център на дейност, Точка на продажба, Система (модул Поддръжка), както и типа за папки с документи, които не могат да бъдат сортирани в папка от другите изброени типове - Проект. Казано по друг начин - корица и съответно - папка може да бъде всяка визитка на Лице или Фирма от меню Указател » модул Визитник, всяка Категория Артикули от меню Артикули » модул Каталог, всяка Пощенска кутия от меню Документи » модул Имейли и т.н., както и всеки обект в системата, който не може да бъде сортиран в някоя от съществуващите вече папки, при което той става начало на нова папка с име - името на конкретния обект (но в множествено число) и с тип Проект - например Мемориални Ордери, Лабораторни тестове, Отчети и т.н.

Състояния на обектите; оттегляне вместо изтриване


Папките и нишките от документи, подобно на самите документи, връзките между които те описват, имат и могат да бъдат в три възможни състояния - отразяващи отношението на организацията (фирмата) към информацията в тях, или казано по друг начин - отговарящи на въпроса: "Приключена ли е съответната тема, въпрос, казус, случай и т.н. от гледна точка на организацията, или напротив - все още предстои да бъдат предприети определени мерки, определени действия?":
  • отворено състояние на папка или нишка означава, че съответната тема или казус все още е активен и неприключен - т.е. по него все още се работи, или се очакват някакви по-нататъшни действия или мерки;
  • затворено състояние на папка или нишка е индикатор, че дадената тема или казус е приключен от гледна точка на "нашата" фирма и по него не се очакват никакви по-нататъшни действия или каквото и да е развитие;
  • оттеглена е папка или нишка, която е затворена и вече не представлява и няма да представлява и занапред интерес за фирмата.

Оттеглянето на папка, нишка или документ е специфична особеност на bgERP и се явява алтернатива на изтриването на обекти в други подобни системи. За разлика от изтриването, когато обектът се премахва перманентно от системата, оттеглянето само променя състоянието на дадения обект, като го скрива от съответния изглед (списък, лист), без да го изтрива от системата. По този начин се реализира и една от основните концепции, заложени в основата на bgERP - "Минимум ограничения - за да не се пречи на работата, но максимум следи и информация - за да е прозрачно ясно: кой, кога и какво!"

Единствените изключения, логически не противоречащи на горното правило, което накратко може да бъде наречено: "Следите остават", са следните:
  • обект, който би могъл да бъде корица на папка (Фирма, Лице, Пощенска кутия, и т.н.), но все още няма създадена такава и който не е използван по никакъв начин в документ от системата (например - като номенклатура в счетоводна статия), може да бъде изтрит директно - за него е наличен бутон Изтриване;

от друга страна:
  • нишка, която е оттеглена и към/от нея няма никакви връзки от/към други обекти в системата, и
  • папка, която е оттеглена (това може да стане само и единствено чрез оттегляне на корицата на папката) и е АБСОЛЮТНО празна,

са единствените обекти, които след определен, предварително дефиниран период от време след оттеглянето си, биват автоматично изтривани от bgERP.

Във всички останали случаи, всеки оттеглен обект по всяко време може да бъде възстановен в последното състояние, в което е бил преди да бъде оттеглен.

Достъп до обектите; споделяне


Достъпът до обектите в документния модел на bgERP (документи, нишки и папки) се дефинира чрез няколко признака (свойства):

    • Ролите - тип Екип и тип Ранг, присвоени на съответния потребител.
    • Отговорникът на папката - всяка папка в bgERP има Отговорник - по подразбиране това е потребителят, който я създава, но като Отговорник при дефинирането на папката може да бъде посочен и друг потребител. Отговорникът винаги има пълен и неограничен достъп до папката, което му позволява по всяко време да сподели папката с друг/други потребители, както и той, или потребител с по-високи права, могат да назначат нов Отговорник на папката.
    • Споделянето - като специфичен начин за даване на права за достъп - ако папка или нишка бъде споделена с даден потребител, той вече има достъп до нея, независимо от ролята си в системата.

Достъпът до всяка папка в bgERP се определя чрез комбинация от тези три признака. Възможните такива комбинации (съвкупности) от признаци, дефинират и четирите Типа според достъпа папки, използвани в системата, различаващи и самоопределящи се единствено според необходимите (изискуемите) права и условия за достъп до тях:
  • публични (общи) - с достъп за всички с роли executive, officer, manager и ceo + всички на които папката е споделена;
  • екипни - с достъп за всички членове на екипа на отговорника на папката с роли officer и manager + всички с роля ceo + всички на които е споделена;
  • частни (лични) - с достъп само за отговорника на папката + всички от екипа на отговорника с роля manager, ако отговорника е с ранг по-нисък от manager + всички с роля ceo + всички на които е споделена;
  • секретни - с достъп също само за отговорника на папката + всички с роля ceo + всички на които папката е споделена; тази папка, обаче, не се визуализира при търсения от потребители, които нямат достъп до нея.

Достъпът до дадена папка, определя и достъпа до нишките в нея. Доколкото обаче, както вече бе споменато, нишката е най-малката единица, до която може да се дефинират специфични права за достъп, то за отделна нишка в дадена папка може да се заложи различен от този за папката достъп, като бъде споделена с определени потребители.