bgERP.com

Изпращане на циркулярни имейли и писма


В бизнеса често се налага да изпратим едно и също съобщение към множество получатели. Най-често това се прави с маркетингова цел, но не са изключение и други поводи - например покана за предоговаряне на цените към доставчици.

Внимание! Избягвайте СПАМ-а!
Разликата между циркулярен имейл и СПАМ е само в стойността на съдържанието за получателя му. Ако тя е нулева, то получателя определя писмото като СПАМ и изпращачът му получава само негативи. По тази причина не изпращайте циркулярни имейли към хора, които има вероятност да нямат никакво (или отрицателно) отношение към съдържанието им.

Един типичен пример за циркулярен имейл е фирменият бюлетин за новости (newsletter). Добра практика е фирмата периодично (например на един или два месеца) да изпраща информация към настоящите и потенциалните си клиенти за новите неща - продукти, събития, проекти и т.н.

В някои случаи групово разпращане се използва и за чисто информативни цели - например уведомяване на доставчиците за промени във фирмената регистрация.

При разпращането на циркулярни имейли, bgERP, съблюдавайки законите, предоставя възможност на получателите да се отписват от получаване.

За да е достъпен линкът за отписване, bgERP трябва да е инсталирана на домейн или под-домейн видим в Интернет и той трябва да е зададен като конфигурационна константа (BGERP_ABSOLUTE_HTTP_HOST).

bgERP има и много други функции, които работят само, когато системата е видима в Интернет.

Подсистема на bgERP за циркулярни писма

В bgERP са вградени следните инструменти, които улесняват изпращането на циркулярни имейли:

  • Съставяне и допълване на списъци за изпращане, както от наличните в системата данни, така и с импортиране на външни файлове в CSV формат.
  • Създаване на шаблонен имейл или писмо с полета, които да се попълнят с персонални данни от списъците.
  • Изпращане на персонализирани имейли към получатели от списък.
  • Разпечатване на персонализирани писма по списък

Всички гореизброени функции са достъпни от менюто Указател » Разпращане на системата.

Списъци с контрагенти (Списъци за изпращане)

Създаването на списък за изпращане става от меню: Указател » Разпращане » Списъци и бутон: Нов запис:

spipi-jpg-pn8d

Във формата за създаване на циркулярни контакти за новия списък се попълват:
  • заглавие;
  • ключ (според вида на съобщението - имейл за електронни съобщения и Лице или Фирма - за писмо);
  • Избират се полетата с данни, които да съдържа списъкът (за целта се изтрива знакът " # " пред желаните за използване полета):

formaspi-jpg-593v

Възможно е и добавяне на нови и редактиране на предложените, полета. Записва се с Чернова. Така създадения празен списък става начало на нова нишка в папка "Списъци за изпращане на циркулярни имейли, писма, SMS-и, факсове и др.":

4erenspi-jpg-8xpx

Списъкът може да бъде попълнен и допълван ръчно или автоматично:
  • Ръчното попълване става чрез бутон Нов запис, който зарежда форма за въвеждане на данните на желаните контакти за масово разпращане. Във формата се извеждат редове, съответстващи на избраните полета при създаването на списъка:

importone-jpg-wdan

  • автоматично попълване на списъка става чрез бутон Импорт. С него се предлагат няколко възможности за избор на източника да данни:

importbuton-jpg-3euq

На разположение е помощник на импорта. Коректното преминаване през стъпките му попълва в списъка всички записи от избрания в началото източник:

palenspi-jpg-rvdu

Списъкът може да бъде редактиран и допълван. В изгледа му е наличен бутон Циркулярен имейл, с който веднага може да се зареди форма за създаване на циркулярен имейл към контактите от този списък.

С възможностите за групиране на контрагентите, които предлага Визитника, може предварително да се подготвят групи контрагенти, които да се включват в списъци.