Изпращане на циркулярни имейли и писма

В бизнеса често се налага да изпратим едно и също съобщение към множество получатели. Най-често това се прави с маркетингова цел, но не са изключение и други поводи - например покана за предоговаряне на цените към доставчици.


Един типичен пример за циркулярен имейл е фирменият бюлетин за новости (newsletter). Добра практика е фирмата периодично (например на един или два месеца) да изпраща информация към настоящите и потенциалните си клиенти за новите неща - продукти, събития, проекти и т.н.

В някои случаи групово разпращане се използва и за чисто информативни цели - например уведомяване на доставчиците за промени във фирмената регистрация.

Подсистема на bgERP за циркулярни писма

В bgERP са вградени следните инструменти, които улесняват изпращането на циркулярни имейли:

• Съставяне и допълване на списъци за изпращане, както от наличните в системата данни, така и с импортиране на външни файлове в CSV формат.
  
• Създаване на шаблонен имейл или писмо с полета, които да се попълнят с персонални данни от списъците.
  
• Изпращане на персонализирани имейли към получатели от списък.
  
• Разпечатване на персонализирани писма по списък
  
   

Всички гореизброени функции са достъпни от менюто Указател » Разпращане на системата. С модула за разпращане могат да работят потребители с роля ceo или blast.

Списъци с контрагенти (Списъци за изпращане)

Създаването на списък за изпращане става от меню: Указател » Разпращане » Списъци и бутон: Нов запис:


Във формата за създаване на циркулярни контакти за новия списък се попълват:

• заглавие;
  
• ключ (според вида на съобщението - имейл за електронни съобщения и Лице или Фирма - за писмо);
  
• Избират се полетата с данни, които да съдържа списъкът (за целта се изтрива знакът " # " пред желаните за използване полета):
  
   

Възможно е и добавяне на нови и редактиране на предложените, полета. Записва се с Чернова. Така създадения празен списък става начало на нова нишка в папка "Списъци за изпращане на циркулярни имейли, писма, SMS-и, факсове и др.":


Списъкът може да бъде попълнен и допълван ръчно или автоматично:

• Ръчното попълване става чрез бутон Нов запис, който зарежда форма за въвеждане на данните на желаните контакти за масово разпращане. Във формата се извеждат редове, съответстващи на избраните полета при създаването на списъка:
  
   

• автоматично попълване на списъка става чрез бутон Импорт. С него се предлагат няколко възможности за избор на източника да данни:
  
   

На разположение е помощник на импорта. Коректното преминаване през стъпките му попълва в списъка всички записи от избрания в началото източник:


Списъкът може да бъде редактиран и допълван. В изгледа му е наличен бутон Циркулярен имейл, с който веднага може да се зареди форма за създаване на циркулярен имейл към контактите от този списък.