Счетоводни документи

В преобладаващата си част счетоводните записвания в bgERP са автоматизирани. Различните документи, съставяни в системата, при своето контиране генерират записи и в счетоводната подсистема. За всеки вид документ са предварително зададени правила за контиране, според неговото участие в отчетния процес.

В хода на работа се извършват и специфични операции, които не произтичат от документи в системата и за които не е предвидено автоматично осчетоводяване. Отразяването на тези процеси в счетоводната подсистема е организирано в страница Документи на меню Книги. Съдържанието на страницата включва пет минитаб бутона, всеки от които зарежда страница-регистър на създадените документи от типа, съответстващ на името на бутона. В страницата е възможно и създаване на нови такива документи:

Мемориални Ордери

Страницата позволява ръчно генериране на мемориални ордери с цел осчетоводяване на всички специфични и инцидентни стопански операции, които не са описани от документ в системата. Мемориален ордер (МО) може да се създаде от потребител с роля acc:

• от меню: Счетоводство » Книги » Операции » Мемориални Ордери и бутон Нов запис;
  
• от бързия бутон Мемориален ордер в папка Мемориални ордери;
  
• от документния модел на bgERP - от съществуваща нишка в документната система се избира бутон Добави ... и в екрана за добавяне на нов документ в нишката в група "Счетоводство" се избира бутона Мемориален ордер.
  
   

Формата е една и съща. В нея се попълват основание и вальор за операциите, които ще се включват в него:


Записва се в Чернова и се добавя в папката/нишката:


С бутон Нов запис в черновата се зарежда формата за добавяне на счетоводна статия към мемориалния ордер:


Избират се съответните номенклатури и се попълват полетата за количество и стойност и сума. Едно от тях може да бъде оставено празно. bgERP ще го изчисли въз основа на данните в останалите.

Когато ще се въвеждат повече операции по различни номенклатури на едни и същи сметки в дебита и кредита, бутонът Запис и Нов записва попълнената статия и оставя активна формата за добавяне на счетоводни статии, без да е необходимо повторно избиране на сметките. Бутон Запис затваря формата и показва попълнения вече мемориален ордер, който все още е в състояние Чернова:


Към така създадения мемориален ордер могат да се добавят неограничен брой операции с бутона Нов запис С натискането на бутон Контиране ордерът се активира. За описаните в него счетоводни статии се генерират записи в журнала и се променят данните в системата:


Контираният мемориален ордер не може да бъде променян повече. Той може да бъде Оттеглен или Коригиран от бутоните в изгледа му, при което се генерират нови счетоводни записвания.

Начални салда

Въвеждането на началните салда по счетоводни сметки в системата става ръчно чрез Мемориален ордер.

За въвеждане на първоначалните наличности в склад например може да се изпълни следната процедура:

• В папката на склада се създава и активира нова бележка с примерно основание: "Начално салдо" и същия или подобен текст (полето не може да е празно);
  
• В нишката на бележката от бутона Добави... - група "Счетоводни" се избира Мемориален ордер. Основанието на ордера е "Начално салдо", а вальор - предишният календарен ден спрямо датата, на която трябва да е налично салдото.
  
• С бутон Нов запис се въвеждат детайлите на мемориалния ордер - конкретните записи:
  
   

• С бутон Запис и Нов се минава на следващия запис, като системата запазва избора за сметки, склад и артикул - трябва да се избере вече само следващ артикул от списъка и да се въведат неговите количества и цена/сума.
  
• След въвеждане на всички позиции Мемориалния ордер се контира.
  
   

Мемориалният ордер за въвеждане на начални салда може да се създаде и автоматично от предварително подготвени данни в csv формат. Това става от бутон Импорт в Артикули » Каталог и избор на съответната опция:


Зарежда се екран за избор на начин на подаване на данните:


Очакваните от системата данни са код на артикула, количество и сума. С бутон Продължи се преминава към формата за посочване на съответствията и склада, където ще се заприкодят артикулите:


Пак с бутон Продължи в папката на избранич склад се създава чернова на Мемориален ордер за въвеждане на начални салда:

Приключване на период

Документът Приключване на период се съставя за приключване на счетоводен период. С него се начислява и осчетоводява ДДС и се вземат автоматични операции за отнасяне на приходите от сделки по конкретните им сметки.

От бутон Нов запис в минитаб Приключване на период се зарежда форма от която се избира периода, който желаем да изчислим и приключим:


Във формата се въвежда отчетеният ДДС за продажбите от касовите апарати. Записва се в Чернова:


При запис в Чернова системата прави проверка за съответствие на отчетения с касов апарат ДДС и дължимия такъв за продажби без фактури в брой. Ако бъде намерено несъответствие се извежда съобщение, в което е посочен и изчисленият ДДС за продажбите в брой. Системата автоматично начислява дължимия ДДС въз основа на реализираните продажби.

Черновата се контира, при което се съставят счетоводни записвания и стойността на документа се отразява в системата:


С бутон Журнал в изгледа на контирания документ за приключване на период може да се изведат детайлните записи в журнала, направени с документа.
След като за счетоводен период бъде съставен документ Приключване на период, той може да бъде приключен (затворен) от Меню Счетоводство » Настройки » Периоди:

Корекция на грешки от закръгляния

Минитаб Поправки съдържа регистър на издадените документи от вида - Корекция на грешки от закръгляния. При продажбите и покупките е възможно да възникват минимални грешки от закръгляване на сумите предвид, че цените и количествата на продуктите са с повече от два знака след десетичната запетая. Обикновено като стойности тези суми са незначителни и взаимно се компенсират. За да се премахнат тези разлики от счетоводните документи в bgERP се използва документа Корекции на грешки от закръгляне. С него разликите се отнасят в отделна счетоводна сметка. С бутон Нов запис се стартира диалог за избор на период, в който ще се правят корекциите и се зарежда форма за създаване на документа. Записва се в Чернова:


В черновата са изведени сметките, по които най-често се налага закръгляне. С бутоните за редакция срещу всяка сметка може да се укаже сумата до която ще се закръгля:


Бутон Нов запис в черновата отваря същата форма и може да се се добавят още сметки, по които да се направи закръгляне. При въвеждане на сума по-голяма от 1 системата извежда предупредително съобщение. Попълнената чернова се Контира. Съставя се счетоводна статия, която може да разгледаме с бутон Журнал в контирания документ Корекция на грешки от закръгляне:

Корекция на стойност

Таб Корекции съдържа регистър на създадените в модулите на системата документи Корекция на стойност:


Документът Корекция на стойност се създава в нишка на сделка. Прилага се в случай на наличие на съпътстващи доставките и продажбите разходи или приходи, които водят до промяна на фактическата цена на придобиване. Създаването на такъв документ става като в нишката на сделката от документния модел на bgERP в група Счетоводство избираме Корекция на стойност:


Зарежда се форма за създаване на документа:


В нея въвеждаме сума, избираме начин за промяна на стойността - увеличение или намаление и база за разпределение - количество, стойност, тегло или обем. Възможно е да се избират и артикулите от сделката, върху чиято стойност да се разпредели добавяната сума. Документът се записва в чернова и се контира:


При контирането му се взема счетоводна операция, с която сумата на посочените за разпределение разходи се добавят в сделката.