Документи » Архив

Модул Архив е предназначен за класиране и подреждане на документите по начин позволяващ бърз и удобен достъп до тях.

Под “документ” се разбира не само създаден от системата хартиен документ, но и “хартиеното представяне” на не хартиен документ(клише,матрица и др.)

За работа с модула е необходимо да се инсталира пакетът docarch:

Потребителите работещи с модула трябва да притежават някоя от ролите docarch, docarchMaster или ceo.

Модулът се стартира от меню Документи » Архив.
Съдържанието му е разделено в три страници (таба):

Архиви

В тази страница се поддържа регистър на архивите и се създават нови. За създаване и редактиране на архив е необходимо потребителят да притежава роля docarchMaster. Бутон Нов запис в страницата зарежда формата за създаване на архив:

Във формата се попълват:

Име на архива;
Типове томове - всеки архив се състои от томове. По-малките томове могат да се включват в по-големите. В том от тип папка не могат да се включват други от такъв тип. Том тип склад не може да се включва в друг склад. Единични документи могат да се включват в том само ако тома е от най-малкия тип дефиниран за съответния архив. В по-големите томове могат да се включват само цели, по-малки томове;
Документи - Определя се какъв тип документи могат да се архивират в този архив. Ако е празно, архива може да архивира всякакви документи.
Срок - Дефинира се задължителния, минимален срок през който ще се съхранява този архив. След този срок могат да се премахват томове от този архив. Може да се избере от предложените срокове, но може да се попълни и ръчно - Примерно “1 месец”, “6 месеца” и т.н. Ако се остави празно, системата ще забрани унищожаването на томове от този архив.

С бутон Запис се създава архива:

Бутон Редакция отваря формата за създаване и позволява в нея да бъдат направени промени. Ако вече има архивирани документи в архива при редакцията не могат да се премахват типове томове, но могат да се добавят нови.

Томове

Страница Томове съдържа списък на всички създадени в системата томове от архиви:

Добавянето на том става от формата, която зарежда бутон Нов запис:

В архив - определя с кой архив е свързан този том. В тома могат да се архивират документи от вида дефиниран в избрания архив. Ако е оставено празно, в тома могат да се архивират документи от различни архиви;
Тип - Дефинира от какъв тип е този том. Ако е избран архив, то възможностите за избор се синхронизират със дефинираните в избрания архив типове. Ако се избере най-малкия дефиниран за свързания архив тип, то този том се разрешава за архивиране на единични документи. Ако не е най-малкия, то в този том не могат да се архивират документи, а само да се включват други(по-малки) томове от избрания архив;
Номер - номер на тома може да се въведе ръчно. Ако се остави празно системата ще го номерира като следващ номер от този архив, за този тип;
Отговорник на тома - това е служителят, който ще може да архивира и да изважда документи в този том. Да включва и изключва други томове в него. Да го активира и да го деактивира. За създаване и работа с томове е необходима роля docarch.

Бутон Включване позволява томът да бъде включен в друг. За целта е необходимо да има дефиниран том с една стъпка по-голям от текущия в съответния архив. Зарежда следната форма:

В нея се попълва:

в кой по-голям том (ако има повече от един отговарящ на изискванията, може да се избира)да се включи томът
В поле Позиция може да се добави свободен текст, който информира къде в по-големия том физически се намира по-малкия(“ред 3”, “палет-място 45 и. т.н.).

Във включения том става активен бутон Изключване.

Бутон Редакция позволява да се зареди формата за създаване и да се въведат промени. Ако в тома има записи, може да се променя само отговорникът.
Том може да се Затвори и тогава с него не могат да се извършват никакви действия, освен Унищожаване’. От затворено състояние може да сеОтвори`,
Тома може да се Изтрие, ако в него няма архивирани документи, или включени други томове.
Тома може да се Унищожи ако е изтекъл срока на съхранение дефиниран в свързания архив. Този срок се брои от датата на последния архивиран документ(Това не е датата на архивиране на документа, а датата на документа).

Работа с модул Архивиране

Архивирането на документ се прави от бутона Архивиране (в списъка с допълнителни бутони) в изгледа на документа:

Той зарежда форма за избор на архив и том където да се архивира документа:

Системата предлага за избор от всички томове, които отговарят на изискванията да приемат документа:

томът да е дефиниран за документи
томът да е от архив дефиниран за този тип документи или “сборен”
потребителя да е отговорник на този том
томът да не е “Затворен”.

Не може да се архивира документ ако е в състояния: Оттеглен, Чернова или Заявка.

Един документ може да се архивира повече от един път, но в различни архиви. След архивиране, в сингъла на документа под аватара се появява бутон Архив и цифра, която показва колко пъти е архивиран този документ: