Работа с Подотчетни лица

За Отчитане на паричните средства, предоставени на служители на фирмата, за изпълнение на различни дейности (служебните аванси) в bgERP се прилагат правилата за отчитане на финансови сделки.
Извършва се от страница Финанси » Сделки » ПОЛ(подотчетни лица).

Информацията е групирана с два минитаба Аванси и Отчети зареждащи съответно списъци на издадените в системата документи Служебен аванс и Авансов отчет.

Служебен аванс

Служебен аванс създаваме в паката на служителя. Това може да стане от бутон Нов запис в страница Финанси » Сделки » ПОЛ » Аванси, който зарежда форма за избор на папка:

,
или в папката на служителя с бутон Нов ... се отваря Документния модел на bgERP, където в група Финанси е наличен бутон Служебен аванс:


Той зарежда формата за създаване на аванс:


Попълва се формата, в която полето Контрагент е попълнено по подразбиране и е недостъпно. Не се попълва счетоводна сметка за отчитане. Тя се задава автоматично. Записва се в Чернова, с възможност за редактиране. След като аванса бъде активиран в изгледа му се визуализират бутони, посредством които продължава работата с него:


С активирането на Служебния аванс за него автоматично се открива перо в номенклатура Сделки. Той става първи документ в нишка в папката на контрагента.

За предоставянето на парични средства се избира съответен бутон за Разходен касов ордер или Разходен банков документ. След прозорец за избор на текуща каса или банка се зарежда и форма за попълване на избрания документ. След като бъде контиран съставеният паричен документ се добавя в нишката на аванса, а стойността му се отразява в статистиката по сделката:


С бутон Обороти в изгледа на аванса могат да се видят счетоводните записвания за предоставените парични средства.

Авансов отчет

За отчитане на предоставените средства се съставя Авансов отчет. От списъка в Аванси се избира Служебният аванс, който ще се отчита. В изгледа му е наличен бутон Отчет, посредством който се зарежда форма за създаване на отчет:


За един Служебен аванс могат да бъдат създадени повече от един Авансови отчети, в зависимост от документите, с които се отчитат направените разходи, като в полето Допълнително » ДДС се избират съответните опции:

• Включено ДДС в цените/Отделен ред за ДДС - за разходите, за които е налична фактура (т.е. ще може да се възстанови ДДС); след такъв Отчет се въвеждат и фактурите, с които са направени описаните в него разходи;
  
• Без начисляване на ДДС - за разходите, за които няма фактура (т.е. не може да се възстанови ДДС);
  
• Освободено от ДДС - за съответните сделки.
  
   

Записва се с бутон Чернова и се добавя в нишката.


С бутон Артикул в черновата се зарежда форма за добавяне:


Във формата се попълват употребените средства. Авансовият отчет се записва и контира:


За разликата между сумата на предоставените и отчетените с авансовия отчет средства в Служебния аванс се избира и съставя приходен или разходен паричен документ (касов или банков). Отчетените суми и свързаните с тях документи се добавят последователно в статистиката на аванса:


От бутон Приключване авансът може да бъде приключен. При приключването се затваря перото на служебния аванс в номенклатура сделки и е невъзможно повече да бъдат добавяни документи в нишката.