bgERP.com

Работа с Подотчетни лица

За Отчитане на паричните средства, предоставени на служители на фирмата, за изпълнение на различни дейности (служебните аванси) в bgERP се прилагат правилата за отчитане на финансови сделки.
Извършва се от страница Финанси » Сделки » ПОЛ(подотчетни лица).

Информацията е групирана с два минитаба Аванси и Отчети зареждащи съответно списъци на издадените в системата документи Служебен аванс и Авансов отчет.

polpolpol-jpg-kxo9

Служебен аванс

Служебен аванс създаваме в паката на служителя. Това може да стане от бутон Нов запис в страница Финанси » Сделки » ПОЛ » Аванси, който зарежда форма за избор на папка:

savepap-jpg-acan
,
или в папката на служителя с бутон Нов ... се отваря Документния модел на bgERP, където в група Финанси е наличен бутон Служебен аванс:

slugpap-jpg-o7ce

Той зарежда формата за създаване на аванс:

sluvansform-jpg-elvi

Попълва се формата, в която полето Контрагент е попълнено по подразбиране и е недостъпно. Не се попълва счетоводна сметка за отчитане. Тя се задава автоматично. Записва се в Чернова, с възможност за редактиране. След като аванса бъде активиран в изгледа му се визуализират бутони, посредством които продължава работата с него:

skreepool-jpg-v0et

С активирането на Служебния аванс за него автоматично се открива перо в номенклатура Сделки. Той става първи документ в нишка в папката на контрагента.

За предоставянето на парични средства се избира съответен бутон за Разходен касов ордер или Разходен банков документ. След прозорец за избор на текуща каса или банка се зарежда и форма за попълване на избрания документ:

kasaofis-jpg-dpqz

След като бъде контиран съставеният паричен документ се добавя в нишката на аванса, а стойността му се отразява в статистиката по сделката:

4e4ecentro-jpg-wef3

С бутон Обороти в изгледа на аванса могат да се видят счетоводните записвания за предоставените парични средства.

Авансов отчет

За отчитане на предоставените средства се съставя Авансов отчет. От списъка в Аванси се избира Служебният аванс, който ще се отчита. В изгледа му е наличен бутон Отчет, посредством който се зарежда форма за създаване на отчет:

ot4eoo-jpg-lgaz

За един Служебен аванс могат да бъдат създадени повече от един Авансови отчети, в зависимост от документите, с които се отчитат направените разходи, като в полето Допълнително » ДДС се избират съответните опции:
  • Включено ДДС в цените/Отделен ред за ДДС - за разходите, за които е налична фактура (т.е. ще може да се възстанови ДДС); след такъв Отчет се въвеждат и фактурите, с които са направени описаните в него разходи;
  • Без начисляване на ДДС - за разходите, за които няма фактура (т.е. не може да се възстанови ДДС);
  • Освободено от ДДС - за съответните сделки.

Записва се с Чернова и се добавя в нишката.

4ernoaveot-jpg-jwik

С бутон Артикул в черновата се зарежда форма за добавяне:

ozvu4i-jpg-i0st

Във формата се попълват употребените средства. Авансовият отчет се записва и контира:

konavot-jpg-7fc4

За разликата между сумата на предоставените и отчетените с авансовия отчет средства в Служебния аванс се избира и съставя приходен или разходен паричен документ (касов или банков). Отчетените суми и свързаните с тях документи се добавят последователно в статистиката на аванса:

sluatas-jpg-xxw4

От бутон Приключване авансът може да бъде приключен. При приключването се затваря перото на служебния аванс в номенклатура сделки и е невъзможно повече да бъдат добавяни документи в нишката.