Експедиране и предаване

Предаването на стоката или услугата на клиента е единият от задължителните елементи присъстващи в осъществяването на сделката за продажба. Документирането му се извършва чрез Експедиционно нареждане - когато предмет на сделката са стоки и Предавателен протокол - когато предмет на сделката са услуги.

Експедиционно нареждане

С този документ се отразява фактическото предаване на стоките на клиента. В други системи той се нарича "стокова разписка".

Потребители с роля store и/или сео имат достъп до бутон Експедиране в изгледа на документа "Продажба":


Изборът на бутона отваря формата за добавяне на експедиционно нареждане към продажбата:


Задължително за попълване във формата на експедиционното нареждане е полето за склад.

Чернова и Заявка

Експедиционното нареждане може да се запише в две състояния:

• Чернова - В нея по подразбиране са заредени данните от оригиналния документ - Договора за продажба:
  
   

В Черновата могат да бъдат правени редакции както по отношение на описаните във формата за създаване данни така и по отношение на включените в него артикули. Възможно е да се изтрие някой от автоматично попълнените на база информацията от документа за продажба артикули, да се добавят артикули и да се променят количества. За достъп до форма за добавяне на артикул се използуват бутоните Артикул, Създаване и Импортиране, а за редакция бутона за редактиране пред името на всеки артикул от Експедиционното нареждане. С бутона Изтриване може да се премахнат няколко реда артикули. Действията са аналогични на тези, при създаване и редактиране на документа за продажба. Във формата за редакция на детайлен ред от експедиционно нареждане е възможно въвеждането на допълнителна логистична информация за товара:


В списъка с допълнителни бутони в черновата е включен бутон Заявка, с който експедиционното нареждане може да се запише в състояние Заявка.

• Заявка - Когато е в състояние Заявка експедиционното нареждане може да се редактира по отношение на формата за създаване.
  
   

За да се редактират детайлни редове Заявката трябва да се върне в състояние Чернова. Състояние Заявка се използва, когато съставителят на експедиционното нараждане няма права за контиране за склада или не се знае още, от кой склад ще се направи експедицията, няма нужната наличност от продукта и др.


Попълненото Експедиционно нареждане се контира, като това може да стане и от състояние Чернова и от състояние Заявка.


Контирането на експедиционното нареждане генерира счетоводните статии за изваждане на стоката от склада и задължаване на клиента със съответната сума.
С бутон Транспорт в изгледа на експедиционното нареждане то може да бъде разпределено за транспорт към някоя от съществуващите транспортни линии. С бутон Фактура може да се зареди форма за създаване на фактура към експедиционното нареждане. От бутон Етикетиране могат да се подготвят и разпечатат етикети към товара.

В статистика на сделката в документа "Продажба" се попълват и полетата "Доставено", със сумата на доставените артикули, и "За плащане", представляващо разликата между полетата "Доставено" и "Платено".


С минитаб бутон Обороти можем да видим и взетите автоматични счетоводни операции:


Експедиционното нареждане може да се разпечата в няколко изгледа:

Остатък за експедиране

Понякога се налага количествата по една сделка за продажба да се експедират с повече от едно експедиционно нареждане. Когато не се експедира цялото количество в експедиционното нареждане се добавя колона Поръчано, която е попълнена по подразбиране с договореното количество по сделката:


Колоната не се показва при печат на експедиционното нареждане. Стойността на поръчаното количество от артикула може да се промени, докато експедиционното нареждане е в чернова. Това става от бутон Промяна във формата за редакция на реда на артикула в черновата.
В такова експедиционно нареждане е добавен бутон Остатък. Той зарежда форма за създаване на ново експедиционно нареждане, в която са подсказани неекспедираните количества от артикули по сделката:


Подсказаното количество може да се променя.

Формата за създаване на експедиционно нареждане може да бъде заредена и от модул Логистика » Склад » Документи » Минитаб Чакащи и бутон ЕН на реда на документа за продажба в списъка от чакащи документи:

Международна товарителница

В допълнителните бутони на експедиционното нареждане е включен и бутон ЧМР. Той зарежда форма за попълване и разпечатване на Международна товарителница за автомобилен превоз, според изискванията на Конвенция CMR:


По подразбиране формата е попълнена с данните от експедиционното нареждане, които могат да се редактират преди черновата на товарителницата не бъде активирана.

Работа с повече мерки

В bgERP е възможно за артикулите да бъдат задавани повече от една мерки. Допълнителните мерки се добавят от блок Опаковки/Мерки в картона на артикула:


В поле Опаковки се избира мярка, която ще се използва за артикула, а в поле Количество се задава количеството (най-често - теоретичното) от основната мярка на артикула, което се включва в нея.

Продажбата и експедирането на такива артикули могат да се извършват по всяка от зададените мерки. При изписване от склада на такъв артикул по някоя от допълнителните мерки е създадена възможност да се посочи действителното количество от артикула в основната му мярка. Това става като се редактира записа за артикула (реда) в складовия документ:


Реалното количество в основната мярка се посочва в секцията Допълнително - поле Изписване, в което има и предложение за бърз избор на цялото налично в съответния склад количество. Ако в полето не бъде посочено нищо, системата преизчислява мерките според зададеното съотношение в описанието на артикула.

Предавателен протокол за услуги

Когато предмет на сделката е услуга не се съставя Експедиционно нареждане. В този случай се използва документът Предавателен протокол, който се създава с бутон Пр. услуги (Продажба на услуги) в изгледа на продажбата. Той зарежда форма за въвеждане:


Формата е близка с тази на Експедиционното нареждане, но без поле за избор на склад. Записва се в Чернова и в нея са възможни промени. Предавателният протокол може да преминава от състояние Чернова в състояние Заявка и обратно. С бутон Контиране протоколът се контира:


Когато бъде контиран, предавателният протокол се отразява в системата, вземат се автоматичните счетоводни записвания и се попълва статистиката по сделката.

По една сделка могат да бъдат извършени няколко експедиции, за всяка от които се издава отделно експедиционно нареждане. Възможно е в сделката да са включени едновременно и стоки и услуги, при което за всеки тип се издава и съответният документ. Допуска се артикул услуга да бъде включен в експедиционно нареждане (обикновено това са съпътстващи транспортни услуги). Всички издадени документи се добавят в нишката на продажбата, а стойността им се натрупва в статистиката по сделката откъдето се следи нейното текущо изпълнение.

Документите Експедиционно нареждане и Предавателен протокол могат да бъдат създавани в нишката на Продажбата и с документния модел на bgERP от бутоните в група Търговия: