Проследяване и приключване на продажба

За успешното извършване и управление на бизнеса е необходимо във всеки един момент да се разполага с актуална и вярна информация за протичащите в него процеси. Една от функциите на документа Продажба е да осигурява тази информация за Сделката за продажба, която документира.

Проследяване на сделка за продажба

Документът Продажба винаги се създава като начало (първи документ) на нова нишка в папката на контрагента. Всеки следващ документ съставян в процеса на осъществяване на сделката за продажба се добавя в нишката на документа за продажба и намира стойностно изражение в специално създадената в документа секция Статистика.
Секцията Статистика представлява вградена в документа за продажба таблица с осем полета, в които последователно се добавя стойността на всеки документ добавян в нишката на сделката в хода на нейното изпълнение.


В Черновата на Продажбата е попълнено полето Поръчано със стойността на артикулите включени в нея. Сумата в полето се променя автоматично, ако в черновата на Продажбата се правят промени, които се отнасят до нея.

След като Продажбата бъде активирана, полето Поръчано не се променя повече и остава такова до приключване на сделката. С активирането на продажбата се попълва и полето За доставяне със стойността на поръчаното по сделката:


След активирането на продажбата започва и нейното изпълнение. За целта се съставят документите за експедиране на стоките и предаване на услугите, плащанията и се издават фактури, ако това е предвидено в сделката. В показаната в примера продажба има включени и стоки и услуга.
За предаване на услугата се съставя предавателен протокол за услуга (услугата може да се включи и в експедиционно нареждане). След контирането му статистиката на сделката се променя:


В горният ред полета на Статистиката се следи изпълненото по сделката. В долният ред автоматично се изчислява и попълва, това което остава да се изпълнява. В полето Салдо е показана разликата между полетата Доставено и Платено, която е и сума на разчетното отношение с контрагента към момента.

С минитаб бутон Обороти може да се видят и взетите счетоводни записвания по сделката до момента:


С всеки следващ документ тук ще се добавят и генерираните от него записвания.

Минитаб бутон Поръчано/Доставено извежда в детайли изпълнените количества от артикулите по сделката:


За тази част от статистиката е предвидена възможност за запис във файл, за което е добавен бутон Експорт в CSV.

За складируемите артикули от Продажбата се съставя експедиционно нареждане и се контира. Неговата сума се добавя в статистиката:


В Обороти се добавят счетоводните записвания по експедиционното нареждане, а в Поръчано/Доставено се добавят количествата по артикули.

За полученото плащане по сделката се съставят съответните парични документи - банкови или касови и след контирането им тяхната стойност също намира отражение в статистиката на сделката:


На практика сделката е приключила, щом полето Салдо няма остатък. Не е попълнено само полето Фактурирано. След като се състави и контира фактура, ще се попълни и тази част от статистиката по сделката:


За сделки по които има издадени фактури за авансови плащания в статистиката е добавена колона, в която се отбелязват фактурираните аванси:


В Обороти по сделката вече са добавени всички счетоводни операции извършени при контирането на всеки документ съставен в хода на сделката.
В изгледа на всеки документ, чрез който се вземат автоматични счетоводни операции е наличен бутон Журнал. Чрез него могат да се видят счетоводните операции за конкретния документ, отразени в Журнала на счетоводната подсистема на bgERP.

Последователността на издаване на отделните документи може да бъде различна от показаната в примера. Тя се определя от реда на извършване на конкретните действия по осъществяване на продажбата. Може да е платено авансово, да е фактурирано преди плащането и експедирането, както и да са издадени по няколко от съответните документи в хода на осъществяване на сделката. Всеки съставен документ се отразява със своята стойност в статистиката на сделката в момента, в който бъде контиран.

В примера е разгледан идеалният случай, в който експедираното, платеното и фактурираното са идентични с договореното във Продажбата. На практика е възможно в процеса на продажба да възникват разлики между договореното в продажбата и фактически изпълненото. Те могат да са и по отношения на плащане, и по отношение на експедирани и фактурирани стоки - и като цени, и като количества и асортимент. Всичко това се отразява в статистиката на сделката за продажба, в която най-важният момент след нейното активиране става съответствието между полетата доставено и платено. Разликата между тези полета е изведена в полето Салдо. Полето Салдо показва текущото задължение на клиента към нас по сделката за продажба.

Приключване на сделка за продажба

При създаване на документа Продажба в счетоводната подсистема на bgERP автоматично се генерира перо в номенклатура Сделки. По него се отразяват всички счетоводни записвания, генерирани от документите, съставени при извършването на продажбата. Когато условията по продажбата бъдат изпълнени или по някаква причина по нея няма да има повече развитие сделката за продажба се приключва. Приключването на продажбата затваря перото на сделката в номенклатура Сделки и по сделката вече не е възможно добавянето на документи.
За приключване на Сделка за продажба в bgERP се съставя вътрешния документ Приключване на продажба. Съставянето на документа е възможно да стане по два начина - автоматично от системата и ръчно - от потребител със съответните права.

Периодично системата проверява за сделки, при които са изпълнени договорените параметри и добавя документ за приключване в нишката на сделката:


Ръчно сделка може да бъде приключена от бутон Приключване в документа за продажба (в списъка с допълнителни бутони). Той зарежда форма, в която се въвежда вальор за документа за приключване. В свободен текст се добавя забележка, ако е нужно:


Създаденият документ за приключване може да се запише в Чернова или направо да се контира. При контирането се вземат счетоводни операции и документът се отразява в bgERP

Разлика в статистиката при сделки във валута

Възможно е в статистиката на сделка във валута, всички валутни (в примера доларови) суми да са равни, но въпреки това в салдо да стои някаква сума:


В примера посочената сума на салдото е минимална и може да се пренебрегне, но в практиката сумите могат да бъдат значителни. Това се получава, защото в счетоводството всички стойности са в BGN. Плащането по сделката е станало на дата различна от датата на сделката и валутния курс зададен за тази дата е различен от този в сделката. И въпреки, че във валутата на сделката - в случая USD сме получили изцяло дължимото от клиента, при преизчисляването в левове се е получило съответното салдо. За да закрием салдото в сделката трябва да направим ново преизчисляване.

Ръчното изравняване на статистиката, показано по-долу, вече не се използва:

• Отваряме журнала на съответния платежен документ, с който сме погасили вземането/задължението си към контрагента:
  
   

• Копираме или записваме курса, от колона Цена след съответната платежна сметка - най-често 503. Връщаме се в сделката и избираме бутон Промяна на курса (намира се в списъка с допълнителни бутони):
  
   

• В полето Нов курс въвеждаме курса от платежния документ и натискаме Преизчисли. Всички документи в нишката се преизчисляват по зададения нов курс, салдото в сделката се закрива и тя може да се приключи:
  
   

В настройките на пакета sales се указва времето за приклчване на сделки за продажба в BGN/EUR и други валути: