bgERP.com

Управление на файловете в bgERP


Всекидневно се налага работа с множество файлове: документи, таблици, презентации, графични, мултимедийни, CAD и много други. Една от важните задачи на bgERP е да управлява файловете на организацията.

Файловете могат да постъпват по най-различни начини:
  • Чрез качване от клиентския компютър;
  • Чрез посочване на линк в интернет от където системата да вземе файла;
  • Чрез специален протокол за синхронизиране на папки (WebDAV);
  • Чрез входящи имейли (като прикрепени файлове);
  • Някои от файловете могат да бъдат генерирани директно в системата;

Системата съхранява файловете в специално място на сървъра, като пести мястото, предпазвайки от дублиране на данните на файловете. Функционалността при работа с файлове в bgERP се постига с помощта на няколко допълнителни пакета, които са интегрирани в системата.

Достъпът до всички файлове е от менюто Документи » Всички » Файлове:

filelist-jpg-rvmi

Тук потребителят може да види всички файлове от системата, които е качил или разгледал. Те са подредени от най-новите към по-старите. Има филтър за избор на папка. Клик с десния бутон на мишката върху избран файл зарежда меню откъдето са възможни различни действия с файла - Преглед, показване на информация за файла, генериране на връзка за сваляне и сваляне. Бутон Копиране позволява връзка към файла да се добави в Последни за по-лесно използване при добавяне в документи.

Разглеждане на файловете

Много полезна възможност на bgERP е онлайн разглеждането на файловете:

pregledipe4at-jpg-bxd2

Системата поддържа над 240 файлови формата, като списъкът се увеличава постоянно:

6x40file-jpg-xo82

  • Офисни документи: PDF, файловете поддържани от OpenOffice.org и MS Office
  • Почти всички графични формати, като jpg, png, bmp, gif, ... в това число и някои много редки, като изображенията от медицински изследвания
  • Голямо разнообразие от аудио и видео файлови формати
  • SVG, AI, CDR (само някои версии)
  • Чертежи - DWG и DWX, като за по-бързо рендиране е необходим лиценз за програмата QCAD
  • Компресирани файлове: ZIP, RAR, 7Z и мн. др.
  • Текстови файлове със сорс код: CPP, PAS, ASM, ...
  • Файлове от цифрови камери - RAW (3fr, ARW, SRF, CRW, ERF, MRW и др.)

Почти всички файлове могат да бъдат разглеждани без да се свалят от компютър, телефон или таблет. Това е изключително удобно, когато искате само да се запознаете със съдържанието на файла.

Мета информация за файловете

Системата предоставя мета информация за всеки файл. Кога и кой го е качил, какъв е размерът му, какво е очакваното съдържание. За повечето от гореизброените типове bgERP дава и допълнителна информация, която е записана в самия файл. Например на снимките показва размера им и EXIF таговете в тях (например GPS координатите на снимката). Когато се отвори един файл, тази информация е в първия таб (Информация).

Извличане на текст

На повечето документи, bgERP се опитва да извлече съдържащият се текст в тях. Ако файлът е изцяло графичен, системата се опитва да извлече текста чрез OCR (за сега се поддържа FineReader CLI, но в бъдеще може да се интегрират и други OCR програми).

Печат на файлове

Бутон Печат в екрана за преглед, позволява прикаченият в системата файл да бъде отпечатан. Това е особено полезно когато файловете са свързани към документи (задачи, артикули, имейли и др.). Ако печатът не започне автоматично, трябва да се проверят и ако е необходимо, еднократно (при първо отпечатване) да се направят настройки на браузъра.
  • За Firefox:
След старт на печата в Оptions се поставя отметка на Print background images:

mozilaprint-png-84k8

  • В Chrome:
След стартиране на печата се избира More setings и в Options се поставя отметка пред Background graphics:

crome22-png-6z51

Направените настройки се запазват и не е необходимо повторно преминаване през тях при печат на следващ файл.

Файлови групи

В bgERP е създадена възможност различни по съдържание и вид файлове да бъдат групирани. За тази цел се използва документа Файлова група. Документа може да се създаде във всяка нишка и папка от документния модел - бутон Нов... и избор на Файлова група в секция Други:

filesgrup-jpg-xkj6

Зарежда се форма за създаване на документа:

formgrup-jpg-uxch

Във формата се попълват име на файловата група, избира се хранилище (ако има такива) и потребители, с които ще бъде споделена. Попълнената форма може да зе запише в чернова или направо да се активира.

aktivnagru-jpg-5ond

С бутон Нов запис в активирания документ последователно се добавят файловете които ще се групират:

fagru-jpg-nvr2

Попълнената файлова група може по всяко време да се допълва и редактира по отношение на включените в нея файлове. За всяко действие с файловете в групата се добавя информация. Пращат се и нотификации на споделените/абонираните за папката/нишката потребители:

grupa-png-3jac

Файловата група може да се изпраща по имейл, чрез прикачване в него. Получателят на имейла, дори и да не е потребител на системата има достъп до файловете от групата и възможност за добавяне на файлове в нея:

grupi4ka-jpg-m2k1

Хранилища

Когато се налага работа с множество и големи файлове е по удачно те да се организират и съхраняват в отделни хранилища.

Хранилище (repository) се създава от потребител с роля admin. Хранилища се създават от Документи » Дистрибутив » Хранилища. За да може да се създаде хранилище трябва да има SSH хост (Система » Машини » SSH). Потребителят от SSH трябва да има права за четена и запис в директорията. За да работи коректно се изисква в сървъра да е инсталиран inotifywait - за следене на движенията в папките, при обновяване на файловите групи. Тази програма се пуска/спира автоматично при създаване/възстановяване/оттегляне на хранилище.
 
При създаване на файлова група може да се избере хранилище и после само в него може да се добавят файлове в тази група. Ако не се избере, файловете се качват в системата. Качените в системата файлове може да бъдат разнесени по хранилищата.

Действията с файловете може да са - редакция, изтриване, копиране и архивиране. Последното действие е налично за файловете, които са добавени директно в хранилището - примерно с Copy/Paste. Съхраняването в хранилища има за цел да се спести място и трафик от ненужните файлове (основно такива, които могат да се генерират и често са много големи и ненужни за съхранение в дългосрочен план). Тези файлове могат също да се копират от едно хранилище в друго, без да е нужно да се качват на сървъра.

Синхронизирането на файловете и хранилищата става автоматично от крон процес(основно за качване на нови неархивирани файлове). Възможно е и ръчно синхронизиране.